В этой статье мы рассмотрим советы по офисному переезду, как к нему подготовится, и что нужно знать.
При офисном переезде перевозится большое количество дорогостоящего оборудования, важной документации и других ценностей, поэтому важно ничего не потерять. Проведите ревизию всего имущества до начала сборов. Это поможет составить перечень перевозимого имущества, проверить его наличие, сохранность и работоспособность. Это также позволит довольно точно определить масштабы и объемы переезда, выбрать подходящий транспорт и наиболее грамотно организовать работы. Кроме того, возможно будет выявлена необходимость в приобретении дополнительного оборудования или материалов.
Сразу после того, как вся мебель будет собрана, техника займет свои места, все будет распаковано и расставлено по местам, необходимо произвести повторную инвентаризацию. При этом обязательно проверить работоспособность всего оборудования. В случае выявления пропаж можно будет найти вещи, что называется «по горячим следам». Часто бывает, что что-то было забыто в старом офисе, не туда выгружено или забыто в машине мувинговой компании. В случае быстрого обнаружения пропажи шанс найти потерянное гораздо выше.

Советы по офисному переезду. Распределение рабочих мест

Заранее продумайте расстановку мебели и техники на новом месте. Желательно сразу распределить места между сотрудниками, ознакомив их с новой схемой расположения и обсудив их предложения и пожелания. Желательно, чтобы к моменту начала работы и прихода сотрудников на новое место вся мебель уже была собрана, а оргтехника подключена и настроена. Поставьте таблички на столе для каждого работника, так каждый быстрее займет свое место и сможет приступить к работе. Постарайтесь все правки по рассадке принять до переезда, чтобы на месте не было лишних передвижений.
Проводка и сетевое оборудование
Проследите, чтобы на момент переезда в новом офисе было установлено достаточное количество розеток, электрических и сетевых. Схема подключения должна быть составлена заблаговременно. Закупите необходимое количество сетевых фильтров, источников бесперебойного питания и другого разводящего оборудования. Проверьте наличие и исправность всех проводов, кабелей и переходников. Привлеките квалифицированного мастера по сетевому оборудованию и электрика. Это можно сделать еще до начала сборов и переезда. Постарайтесь подготовить новое помещение по максимуму.

Советы по офисному переезду. Перевозка оргтехники

Как правило, в большинстве организаций сохраняют заводскую упаковку от техники. И это правильно, так как она может понадобиться для гарантийного и сервисного обслуживания. Такая упаковка поможет наиболее аккуратно и надежно упаковать и перевезти технику. Если упаковка есть, постарайтесь распределить ее заранее, так как зачастую в офисе используется техника различных производителей и моделей. Поэтому на сопоставление техники и коробок от нее может потребоваться время, а путать упаковку нежелательно, ведь так она не будет действительно надежно упакована.
В случае если заводская упаковка отсутствует, лучше доверить упаковку профессионалам. Это будет проще и позволит сохранить технику в целости. Особенное внимание следует обратить на упаковку мониторов, сканеров, ксероксов – эта техника наиболее хрупкая и подвержена поломкам.

Переезд серверной

Если Ваш офис оборудован собственной серверной, это несколько усложняет переезд, так как требует к себе отдельного внимания. Обратитесь к профильным специалистам и подготовьтесь к перевозке серверной заранее. Новое помещение должно быть полностью подготовлено уже за несколько дней до переезда. Там должны быть подготовлены источники питания, система вентиляции, подключение к интернету и все необходимое. Необходимо учесть, что запуск сервера после его перемещения может потребовать времени, поэтому сразу учтите время на монтаж, установку, подключение, настройку и отладку ПО. Из-за этого переезд лучше всего запланировать на выходные.
Чтобы избежать потери важных данных и файлов, воспользуйтесь резервным копированием. Некоторые данные следует скопировать на съемные носители. Также можно воспользоваться виртуальными хранилищами информации, но для более надежного сохранения воспользуйтесь всеми сразу. Обратите внимание своих сотрудников на сохранение информации и данных. Кроме того, при переезде возможна потеря паролей, так что их следует заблаговременно сменить и записать каждому.

Советы по офисному переезду. Маркировка мебели и техники

В большинстве офисов вся техника и мебель и так отдельно промаркирована, но при переезде будет не лишним дополнительно промаркировать и коробки с техникой. При этом добавьте в маркировку в какой кабинет она должна быть установлена, на каком месте и кто из сотрудников будет именно на этом месте работать. Проще всего подписать фамилию работника на всей мебели и технике, с которой он работает. Это будет удобнее и для самого сотрудника, так как привычная мебель, компьютер, монитор и даже своя клавиатура поможет быстрее освоиться на новом месте и чувствовать себя комфортнее. Если сборкой и разборкой мебели Вы намерены заниматься самостоятельно, обязательно помечайте каждую деталь и аккуратно собирайте всю фурнитуру. Делать отметки на мебели проще всего штрих-корректором на водной основе, его потом будет легко смыть, или наклеивая специальные стикеры. Также можно воспользоваться малярным скотчем, делая на нем пометки маркером, его также легко будет удалить без следов на мебели.

Документы и архивы

Для того чтобы после переезда проще было найти нужные папки и документы нужно сначала их грамотно рассортировать и промаркировать. Если в архиве изначально наведен порядок, то много времени это не потребует, в противном случае, это лучшее время, чтобы его там навести. Все документы должны быть разложены в специальные папки. Постарайтесь упорядочить документу по наименованию, в алфавитном порядке, по датам, по отделам или другим наиболее удобным образом. Устаревшие и маловажные документы, которые подлежат утилизации не стоит тащить на новое место. Некоторые бумаги могут быть переложены в коробки, лучше всего подойдут по размеру короба от бумаги. Для папок стоит подготовить специальные коробки, промаркируйте их в соответствии с содержимым, при этом старайтесь делать маркировку не слишком мелкой. Укажите, в какой кабинет их нужно будет поставить. Проще всего заказать готовые гофр короба в мувинговой компании. При упаковке также помечайте количество папок в каждой коробке и общее количество коробок.

Сейфы, ценные бумаги, деньги и документы

Если в Вашем офисе имеется сейф, то на момент переезда он должен быть пуст. Обязательно сообщите перевозчику о наличии сейфа, его модели, размеров и конфигурации. Найдите специалистов, которые демонтируют его и установят на новом месте. Позаботьтесь о том, чтобы передать денежные средства, ценные бумаги и самые важные документы в наиболее надежное место. Конечно же, наличные лучше передать в банк, для ценных бумаг можно снять банковскую ячейку. Если необходимо перевезти большую сумму, лучше вызвать инкассаторскую службу. Это будет наиболее безопасно. Это все советы которые касаются офисного переезда